كيف تكتب بريداً رسمياً عند التقديم على وظيفة أو منحة؟

مقال

11 2 دقائق

في زمن التحول الرقمي والتوسع في استخدام البريد الإلكتروني كوسيلة تواصل رئيسية، أصبح من الضروري لكل من يسعى إلى فرص عمل في الخارج أو يرغب في نيل منحة دراسية أن يتقن فن كتابة البريد الرسمي. خاصة مع تزايد اهتمام الكثير من الشباب في السودان بالتقديم إلى وظائف للسودانيين في السعودية اليوم أو عبر أي منصة توظيف إلكترونية. لذلك من الضروري أن يكون البريد منظمًا، مختصرًا، وواضحًا، ويُظهر الاحترام والاحترافية. في هذا المقال، سنستعرض أهم الخطوات والنصائح لكتابة بريد رسمي فعّال عند التقديم.

1. اختيار عنوان البريد الإلكتروني

يبدأ الأمر بعنوان واضح ومباشر في خانة “الموضوع” (Subject). هذا العنوان يجب أن يلفت انتباه المسؤول دون مبالغة أو غموض. مثلًا:

“Application for Teaching Position – Ahmed Yousif”
أو
“Scholarship Request – Amna Osman”

2. التحية الافتتاحية

لا تبدأ بريدك بدون تحية، فهي علامة احترام وبروتوكول ضروري. وإذا كنت تعرف اسم الشخص فابدأ بـ:

Dear Mr. Mohamed أو Dear Dr. Hiba
أما في حال لم تكن تعرف اسمه، فاستخدم تحية عامة مثل:
Dear Hiring Manager أو Dear Admissions Committee

3. مقدمة تعريفية مباشرة

في الفقرة الأولى، عرّف بنفسك واذكر السبب الذي دفعك للتواصل. مثال:

I am Ahmed Yousif, a recent graduate from Khartoum University, and I am writing to apply for the customer service role you posted on your website.

4. توضيح الخبرات والمؤهلات

استخدم الفقرة التالية لتقديم ملخص موجز عن مهاراتك أو دراستك أو إنجازاتك السابقة ذات الصلة بالفرصة التي تسعى إليها. وهنا لا مانع من الإشارة إلى تخصصك أو تدربك مثلًا:

I have completed a one-year internship in logistics with a focus on international client communication, and I’m fluent in Arabic and English.

5. إرفاق المستندات المطلوبة

عليك أن تُعلم القارئ بالمرفقات بطريقة لبقة، مثلًا:

Please find attached my CV, academic certificates, and recommendation letters for your kind review.

6. الخاتمة والتوقيع

في الختام، عبّر عن امتنانك وتطلعك لسماع رد. مثال:

Thank you for considering my application. I look forward to your kind response and hope to contribute positively to your team.

Sincerely,
Ahmed Yousif
+249-XXX-XXXX
ahmed.yousif@email.com

نصائح خفيفة قبل الإرسال

تأكد من صحة الكتابة وخلوها من الأخطاء اللغوية.
استخدم بريدًا إلكترونيًا رسميًا يحمل اسمك الحقيقي.
لا تنسَ توقيعك الكامل، ويفضل إضافة رابط إلى صفحتك على LinkedIn إن وُجد.
احرص على عدم إرسال البريد في أوقات متأخرة من الليل.

في النهاية، نذكّر بأن جودة البريد الرسمي قد تكون هي الفارق بينك وبين مئات المتقدمين الآخرين، خاصة إن كنت تستهدف وظائف للسودانيين بالخارج أو وظائف شاغرة في بورتسودان اليوم أو حتى منحة جامعية ضمن دليل القبول للجامعات السودانية 2022. تذكر أن الانطباع الأول يبدأ من بريدك.